Vos ventes administrées chaque semaine, sans recrutement.
La personne qui tient votre administration des ventes, sans la porter à votre effectif. Dans vos outils, à votre rythme, avec un reporting mensuel.
Le moment où l’ADV déborde
Il arrive toujours de la même façon. Les commandes montent, les colis partent, et l’administratif suit quand il peut. Les factures sortent avec du retard, les relances ne se font plus, les litiges s’accumulent dans un coin de la boîte mail.
Le carnet de commandes est bon. La trésorerie ne l’est pas. C’est le décalage le plus fréquent chez une TPE qui grandit, et il n’a rien à voir avec la rentabilité : il vient du délai entre la vente et l’encaissement, que personne ne surveille.
Les signes qu’il est temps
- Vous facturez le soir ou le week-end, parce que la journée passe sur autre chose.
- Vous ne savez pas, là maintenant, combien on vous doit et depuis quand.
- Les relances se font quand vous y pensez, c’est-à-dire quand la trésorerie serre.
- Un litige ouvert il y a six semaines n’a toujours pas de réponse.
- Vos rapprochements marketplace ne tombent jamais juste du premier coup.
Recruter, ou externaliser
La fonction est nécessaire dès que vous dépassez quelques dizaines de commandes par mois. La question est de savoir sous quelle forme vous la financez.
Recruter
Un coût de personnel fixe, indépendant de votre saisonnalité. Plus le délai de recrutement, la formation aux marketplaces et à vos outils, et une continuité qui tient à une seule personne.
Externaliser
Un volume calibré sur votre activité réelle, opérationnel dès la première semaine, sans coût d’entrée ni période de montée en compétence sur des outils que nous utilisons déjà tous les jours.
Continuer ainsi
C’est un choix, et il a un coût : votre temps, et les jours d’encaissement que vous perdez faute de relance. Ce coût-là n’apparaît nulle part dans vos charges.
Le point rarement calculé : sur une TPE, raccourcir de quelques jours le délai d’encaissement moyen libère en permanence une part significative de la trésorerie immobilisée. C’est souvent le premier effet mesurable d’une ADV tenue.
Ce que le rôle recouvre
Saisie et validation des commandes
Toutes sources confondues : boutique, marketplaces, B2B. Contrôle de cohérence avant expédition, pas après.
Facturation
Émission à date fixe, dans vos outils, avec les mentions obligatoires à jour — y compris le SIREN des clients professionnels, désormais exigé.
Suivi des encaissements et relances
Relance systématique et graduée, adaptée à l’historique de paiement du client. C’est la tâche que personne ne fait, et celle qui rapporte le plus.
Litiges et avoirs
Traitement dans les délais, traçabilité des échanges, et remontée de ce qui se répète — parce qu’un litige récurrent est un problème produit ou logistique, pas un problème administratif.
Interface avec votre expert-comptable
Un dossier propre chaque mois, rapproché par canal. Moins d’heures de tri facturées, et une clôture plus rapide.
Reporting mensuel
Encours, délai moyen d’encaissement, litiges ouverts, chiffre par canal. De quoi décider, pas seulement constater.
Un opérateur, pas un prestataire générique
Nous tenons cette administration des ventes pour notre propre activité multicanale : boutique, marketplaces, vente B2B, avec les rapprochements et les litiges que cela suppose. Nous ne découvrons pas vos outils en arrivant.
C’est aussi ce qui nous permet de vous dire assez vite si le problème est vraiment l’ADV, ou s’il est ailleurs — dans la marge par référence, dans le conditionnement, ou dans le choix des canaux.
Questions fréquentes
Vous travaillez dans nos outils ou dans les vôtres ?
Dans les vôtres. Vous gardez la main sur vos données, et la réversibilité est totale : si vous arrêtez, rien n’est à migrer.
Quelles tâches peut-on externaliser exactement ?
Tout ce qui est procédural et répétitif : saisie, facturation, relances, suivi des litiges, rapprochements. Ce qui reste chez vous, c’est la décision commerciale — un geste commercial, une remise, la rupture d’une relation client.
Et si notre volume varie fortement ?
C’est précisément l’intérêt de l’externalisation. Le périmètre se recalibre, ce qu’un poste salarié ne permet pas.
Comment démarre-t-on ?
Par un audit gratuit de 45 minutes : nous regardons vos flux réels, nous identifions ce qui est délégable et ce qui ne l’est pas, et nous vous disons honnêtement si le volume justifie une externalisation.
Audit gratuit de 45 minutes
Pour comprendre vos flux et identifier ce qui peut être délégué. Sans engagement. Si votre volume ne le justifie pas encore, nous vous le disons — cela nous fait gagner du temps à tous les deux.
Si vous cherchez plutôt le détail de ce qui est livré, mois après mois, il est décrit sur la page ADV externalisée.