Gagner du temps
Votre administration des ventes, tenue chaque semaine.
Facturation, suivi des commandes, relances clients, litiges : confiez votre ADV à un professionnel qui la pratique tous les jours en multi-canal pour sa propre activité — sans recruter, sans manager.
Ce que l’ADV vous coûte aujourd’hui
Dans une TPE, l’administration des ventes finit toujours par passer après le reste :
- Les factures partent avec plusieurs jours de retard — et les encaissements suivent.
- Les relances se font « quand on a le temps », c’est-à-dire rarement.
- Les litiges transporteurs et les avoirs s’accumulent sans traitement.
- Le dirigeant traite les commandes le soir, au lieu de développer son activité.
Ce que nous prenons en charge
Une fonction complète, tenue à créneaux fixes, dans vos propres outils — pas dans un système propriétaire qui vous rendrait captif.
Commandes
Saisie, suivi, vérification des informations clients, coordination avec la logistique.
Facturation
Émission des factures et avoirs, contrôle des mentions, archivage, conformité 2026.
Relances clients
Suivi des échéances, relances amiables structurées, escalade documentée.
Litiges et avoirs
Anomalies de livraison, erreurs de commande, réclamations, suivi jusqu’à résolution.
Encaissements
Suivi des règlements, lettrage, état des encours à jour.
Reporting
Tableau de bord mensuel : facturation, encours, retards, points d’attention.
Comment ça se passe
Audit gratuit (45 minutes)
Vos canaux de vente, vos outils, vos volumes, vos points de friction. Vous repartez avec un diagnostic, que vous nous confiiez la suite ou non.
Mise en place (une semaine)
Accès à vos outils, procédures écrites, circuit de validation, définition des créneaux hebdomadaires.
Rythme de croisière
Traitement à créneaux fixes, réponse sous 24 h ouvrées, point mensuel et reporting.
Ajustement
La formule suit votre volume réel : on monte ou on descend d’un cran sans refaire le contrat.
Nos trois formules
Essentielle
par mois — jusqu’à 8 h
- Facturation clients
- Suivi des commandes
- Relances simples
- Point mensuel (30 min)
Pilotage
par mois — jusqu’à 18 h
- Tout Essentielle, plus :
- Gestion des litiges et avoirs
- Suivi des encaissements
- Interface expert-comptable
- Reporting mensuel détaillé
Intégrale
par mois — jusqu’à 30 h
- Tout Pilotage, plus :
- Service ADV complet
- Relances structurées
- Tableau de bord des encours
- Réponse email sous 24 h
Prix hors taxes — TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Engagement initial de 3 mois, puis reconduction mensuelle avec préavis de 15 jours. Vos données et vos outils restent chez vous.
Externaliser ou recruter ?
Recruter un mi-temps ADV
1 800 à 2 400 € par mois charges comprises, auxquels s’ajoutent le recrutement, la formation (3 à 6 mois avant l’autonomie), le management — et l’arrêt total de la fonction en cas d’absence ou de départ.
Externaliser
À partir de 590 € par mois, opérationnel dès la première semaine, sans coût d’entrée ni engagement long. Et un effet souvent sous-estimé : des factures émises à l’heure et des relances systématiques raccourcissent le délai d’encaissement — sur 20 000 € de facturation mensuelle, gagner cinq jours libère plus de 3 000 € de trésorerie en permanence.
Pour qui
TPE et PME en croissance
L’administratif déborde mais le volume ne justifie pas encore un recrutement.
E-commerçants multi-canal
Site propre, marketplaces, B2B : des flux hétérogènes qui demandent de la méthode.
Marques alimentaires et bio
Un interlocuteur qui connaît vos canaux de distribution et vos contraintes.
Questions fréquentes
Travaillez-vous dans nos outils ou dans les vôtres ?
Dans les vôtres — Pennylane, Sellsy, Dolibarr, PrestaShop, back-offices marketplaces. C’est la condition d’une externalisation saine : rien ne part dans un système qui vous rendrait dépendant. Si un outil manque, il se met en place chez vous, à votre nom.
Que se passe-t-il si nous arrêtons ?
Préavis de 15 jours après la période initiale de 3 mois, restitution documentée (procédures, historiques, accès), et vos données qui n’ont jamais quitté vos systèmes.
Pourquoi un engagement initial de 3 mois ?
Parce que la première semaine sert à la mise en place et que les effets — factures à l’heure, relances systématiques, encours qui dégonfle — se mesurent à partir du deuxième mois. En deçà, la prestation n’a pas le temps de produire ses résultats.
Et si notre volume change ?
On change de formule, pas de contrat. Le volume d’une TPE varie selon les saisons : la formule suit.
Qui traite concrètement nos dossiers ?
Le dirigeant de Proforma Tropical, personnellement. Vous n’avez pas d’interlocuteur tournant, et la personne qui traite vos commandes gère les siennes sur les mêmes canaux.
Prenez-vous en charge la relation commerciale ?
Non. La négociation, les décisions de gestion et la relation client restent chez vous. Nous prenons l’exécution administrative.
Première étape
Un audit gratuit de 45 minutes
Vos flux, vos outils, vos points de friction — et une réponse claire sur ce qui est délégable et ce que cela vous coûterait. Gratuit et sans obligation de suite, réponse sous 24 h ouvrées.