Votre fonction qualité tenue toute l’année, sans recrutement.
La fonction qualité d’une PME agroalimentaire, tenue à temps partagé par un opérateur certifié Ecocert qui passe les mêmes audits que vous, chaque année.
Le problème n’est pas de savoir quoi faire
La plupart des dirigeants savent qu’il leur faut un plan de maîtrise sanitaire, une traçabilité par lots et des certificats fournisseurs à jour. Ce qu’ils n’ont pas, c’est quelqu’un dont c’est le travail de s’en occuper toute l’année.
Alors la qualité se tient par à-coups : on met le dossier à jour trois semaines avant l’audit, on découvre à ce moment-là qu’un certificat fournisseur a expiré en mars, et on passe la fin du mois à rattraper douze mois de retard. L’audit se passe mal, ou se passe bien au prix d’un sprint épuisant. Dans les deux cas, cela recommence l’année suivante.
Ce qui se paie quand la fonction n’existe pas
- Un écart majeur à l’audit, donc un second passage à financer et un certificat qui arrive en retard.
- Un client qui demande un document que vous n’avez pas, et une référence qui n’est pas retenue.
- Un rappel ou une non-conformité que la traçabilité ne permet pas de circonscrire, donc un lot entier bloqué au lieu d’une palette.
- Votre propre temps, passé sur des sujets qui ne font pas grandir l’entreprise.
Recruter, ou externaliser
La question n’est pas de savoir si la fonction est utile. C’est de savoir comment vous la financez.
Recruter
Un coût de personnel fixe, mensuel, qui ne varie pas avec votre activité. À quoi s’ajoutent le délai de recrutement, la formation, et la dépendance à une seule personne : ses congés, son arrêt, son départ.
Externaliser
Un engagement calibré sur votre volume réel et sur votre calendrier d’audit. Opérationnel sans délai de recrutement, réversible, et sans point de rupture si une personne s’absente.
Ne rien faire
C’est la troisième option, et c’est celle qui coûte le plus cher. Elle ne se voit pas dans les charges : elle se voit le jour de l’audit, ou le jour où un client demande une pièce.
Pour une structure qui ne justifie pas un poste à temps plein — ce qui est le cas de la grande majorité des TPE et PME agroalimentaires — l’externalisation est le seul moyen d’avoir la fonction sans en porter le coût fixe.
Ce que le rôle recouvre
Tenue du système documentaire
Procédures, registres et plan de maîtrise adaptés à votre activité réelle, mis à jour quand votre activité change, pas quand l’audit approche.
Traçabilité et comptabilité matière
Le lien entre lot d’entrée et lot de sortie, tenu en continu. C’est le cœur de tout audit, et le point qui ne se reconstitue pas la veille.
Dossier fournisseurs
Vérification des certificats un par un : validité, portée réelle, nom exact de l’entité qui facture. Relance avant expiration, pas après.
Préparation et passage des audits
Audit blanc en conditions réelles, levée des écarts avant le jour J, et présence à vos côtés pendant l’audit si vous le souhaitez.
Veille et point régulier
Les exigences évoluent. Un point périodique vous dit ce qui change et ce que cela implique chez vous, avant que cela devienne un écart.
Un opérateur, pas un consultant
Nous ne conseillons pas la qualité depuis l’extérieur. Nous dirigeons une activité agroalimentaire certifiée Ecocert, avec une chaîne d’approvisionnement internationale, et nous passons chaque année les audits dont nous parlons.
Cela change deux choses. Nous savons ce qu’un auditeur regarde en premier, parce que nous l’avons vu faire. Et nous ne vous vendons pas de procédure que nous ne tiendrions pas nous-mêmes, parce qu’une procédure intenable n’est pas tenue.
Questions fréquentes
Vous remplacez notre responsable qualité actuel ?
Non, sauf si c’est ce que vous cherchez. Le cas le plus fréquent est celui d’une entreprise où personne n’occupe la fonction, et où le dirigeant la tient en plus du reste. Nous pouvons aussi venir en appui d’une personne déjà en place, sur les sujets qu’elle ne couvre pas.
Quelle est la durée d’engagement ?
Le périmètre et la durée se calibrent sur votre activité et sur votre calendrier d’audit. Une entreprise qui prépare une première certification n’a pas le même besoin qu’une entreprise certifiée depuis cinq ans.
Vous travaillez à distance ou sur site ?
Les deux. La tenue documentaire et la comptabilité matière se font à distance. L’audit blanc et l’assistance le jour J se font sur site.
Et si nous voulons reprendre la main en interne ?
C’est un aboutissement normal, et le système documentaire vous appartient. Nous documentons ce que nous faisons pour que la reprise soit possible, pas pour que vous restiez dépendants.
Diagnostic offert
Un premier échange de 45 minutes pour regarder où vous en êtes : ce qui est conforme, ce qui manque, et dans quel ordre le traiter. Sans engagement, et s’il n’y a pas matière à intervenir, nous vous le disons.